Bilgilendirme

 

 

Bilgilendirme Politikası

 

 

Amaç

Doğuş Otomotiv Servis ve Ticaret A.Ş. Yönetim Kurulu’nun oluşturduğu Bilgilendirme Politikası’nın amacı, pay ve menfaat sahiplerine, şirketin geçmiş performansı ile gelecek beklentilerine ilişkin, ticari sır niteliği dışındaki bilgi ve gelişmeler hakkında adil, zamanında, doğru, eksiksiz, anlaşılabilir, yorumlanabilir ve kolay erişilebilir bir biçimde bilgi sunmaktır.

 

Yetki ve Sorumluluk

Bilgilendirme Politikası, Yönetim Kurulu tarafından Türk Ticaret Kanunu (TTK), Sermaye Piyasası Mevzuatı; Sermaye Piyasası Kurulu (SPK) ile Borsa İstanbul (BİST) düzenlemeleri çerçevesinde ve SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri esas alınarak oluşturulmuştur. Bu düzenleme; şirket çalışanları, kamu otoriteleri, müşteriler, tedarikçiler, kredi verenler, yatırımcılar, çeşitli sivil toplum kuruluşları, şirkete yatırım yapmayı düşünen tasarruf sahipleri ve pay sahipleri ile yazılı ve sözlü iletişimin esaslarını belirler.

 

Şirketimizde kamunun aydınlatılmasında yapılacak bildirimlerden sorumlu ve imza yetkisine haiz aşağıdaki personel mevcut olup, kamuyu aydınlatma ile ilgili her türlü hususu gözetmek ve izlemek üzere görevlendirilmiştir:

 

Mali İşler Genel Müdürü (CFO)

Mali İşler Direktörü

Genel Muhasebe Müdürü

SPK/UFRS Personeli

 

Gizli ve ticari sır niteliğindeki bilgiler hariç olmak üzere, pay sahiplerinin veya ilgililerin yazılı bilgi talepleri “Yatırımcı İlişkileri Birimi” tarafından yanıtlanır.

 

Kamuyu Aydınlatma Yöntem ve Araçları

Sermaye Piyasası Mevzuatı ve TTK hükümleri uyarınca şirketimizce kullanılan kamuyu aydınlatma yöntem ve araçları aşağıda belirtilmiştir.

 

  1. Kamuyu Aydınlatma Platformu’na (KAP) iletilen özel durum açıklamaları,
  2. Finansal tablo ve dipnotları, bağımsız denetim raporu ve faaliyet raporu, T. Ticaret Sicili Gazetesi ve günlük gazeteler vasıtasıyla yapılan izahname, sirküler, Genel Kurul çağrısı, SPK tarafından onaylanan duyuru metinleri gibi ilan ve duyurular,
  3. Pay sahipleri, yatırımcılar, analistler ve sermaye piyasası uzmanları ile yapılan toplantı, tele-konferans veya birebir görüşmeler ve hazırlanan bilgilendirme ve tanıtım dokümanları,
  4. Veri dağıtım kuruluşlarına yapılan açıklamalar,
  5. Yazılı ve görsel medya vasıtasıyla yapılan basın açıklamaları,
  6. Telefon, elektronik posta (e-posta), fax ve diğer iletişim araçları,
  7. Kurumsal internet sitesi (www.dogusotomotiv.com.tr)

 

Özel Durumların Kamuya Açıklanmasına İlişkin Uygulamalar

 

Özel Durumlar

Sürekli ve içsel bilgilerden oluşan özel durum açıklamaları, SPK’nın ilgili tebliğleri ve düzenlemelerine uygun olarak kamuya açıklanır. Özel durum açıklamaları, açıklamadan yararlanacak kişi ve kuruluşların karar vermelerine yardımcı olmak amacıyla zamanında, doğru, anlaşılabilir, yeterli ve yanıltıcı ifadelerden uzak olacak şekilde düzenlenir. Söz konusu açıklamalar reklam, halkla ilişkiler, ortaklık faaliyetlerinin veya sermaye piyasası aracının pazarlanması amacıyla kullanılamaz.

 

Özel durum açıklamaları, BİST ve SPK’nın konuyla ilgili düzenlemeleri çerçevesinde elektronik imzayla KAP sistemine gönderilir ve şirketimizin kurumsal internet sitesinde ayrı bir başlık altında yayınlanır.

 

Özel Durumları Kamuya Açıklamaya Yetkili Kişiler

Şirketimizde pay sahipleri ile ilişkiler, Mali İşler Genel Müdürlüğü bünyesinde bulunan “Yatırımcı İlişkileri Birimi” tarafından yürütülmektedir. Özel durum açıklamaları, Mali İşler Genel Müdürlüğü bünyesinde yer alan Mali İşler Direktörlüğü’nce hazırlanmakta ve özel durumlar imzaya yetkili kılınmış sorumlu personelden en az ikisinin müşterek onayıyla kamuya açıklanmaktadır.

 

İçsel Bilginin Kamuya Açıklanmasının Ertelenmesi

Doğuş Otomotiv Servis ve Ticaret A.Ş., yasal hak ve meşru menfaatlerin zarar görmesini önlemek amacıyla içsel bilgilerin kamuya açıklanmasını, bunun kamunun yanıltılmasına yol açmaması ve bu bilgilerin gizli tutulmasını sağlayabilecek olması kaydıyla, erteleyebilir. İçsel bilgilerin kamuya açıklanmasının ertelenme sebepleri ortadan kalkar kalkmaz, sözü edilen içsel bilgiler SPK’nın ilgili düzenlemelerine uygun şekilde ve erteleme kararının nedenleri de belirtilerek kamuya açıklanır.

 

Şirket, içsel bilginin kamuya açıklanmasını ertelemeye karar vermesi halinde ertelenen bilgi, ertelemenin ortaklığın yasal haklarını korumasına etkisi, yatırımcıları yanıltma riskini oluşturmadığı ve erteleme sürecinde bu bilginin gizliliğinin korunması için ne gibi tedbirler aldığını Yönetim Kurulu kararına veya Yönetim Kurulu tarafından yetki verilmiş ise yetki verilen kişinin onayına bağlar.

 

İçsel Bilginin Gizliliğinin Sağlanmasına İlişkin Alınan Önlemler

Şirket nam veya hesabına hareket eden gerçek veya tüzel kişilerin, iş akdi ile veya başka şekilde kendisine bağlı çalışan ve içsel bilgilere düzenli erişimi olan kişilerin bir listesi hazırlanır ve bu liste MKK’ya bildirilir. Bu bilgilerde değişiklik olduğunda en geç iki gün içinde gerekli güncellemeler yapılır. Bu bildirimler doğrultusunda içsel bilgilere erişimi olan kişiler listesi MKK tarafından saklanır ve talep üzerine Sermaye Piyasası Kurulu’na ya da BİST’e gönderilir. Bu listede yer alan kişilerin bu bilgilerle ilgili olarak kanun ve ilgili mevzuatta yer alan yükümlülükleri kabul etmesi ve bu bilgilerin kötüye kullanımı veya uygunsuz dağıtımı ile ilgili yaptırımlardan haberdar olması sağlanır. İçsel bilginin, içsel bilgilere erişimi olanlarca, şirketimize ilişkin görevlerin ifa edilmesi veya şirket adına iş ve işlemlerin yürütülmesi sırasında, bilgiyi gizli tutma yükümlülüğü altındaki kişiler haricinde, şirket içinden ya da dışından kişilere açıklanması, içsel bilginin yetkisiz olarak açıklanması olarak kabul edilir. Bu durumda, yetkisiz olarak yapılan açıklamanın içerdiği bilgiler, şirketimizin yetkili kıldığı kişiler tarafından özel durum açıklaması yoluyla kamuya duyurulur.

Bilginin gizlilik kurallarına tabi olan avukatlara, bağımsız denetçilere, vergi danışmanlarına, kredi kuruluşlarına, finansal hizmet sunanlara, derecelendirme kuruluşlarına vb. açıklanması, bu kişilerin görevlerini yerine getirirken bu bilgiye ihtiyaç duyuyor olmaları şartıyla içsel bilginin yetkisiz olarak açıklanması olarak nitelendirilmez. Bunun için, bilginin açıklanacağı kişinin yasal bir düzenleme, Ana Sözleşme veya özel bir sözleşme gereğince, söz konusu bilgileri gizli tutma yükümlülüğü altında olması gerekmektedir.

 

Basın toplantıları, tanıtım toplantıları, yatırımcı bilgilendirme toplantıları gibi sınırlı sayıda kişilere yapılan açıklamalarda, açıklama bilinçli olarak yapılıyorsa aynı anda, diğer durumlarda ise gecikmeksizin kamuya duyurulur.

 

İçsel bilginin kasıt olmaksızın duyurulması durumunda ise gecikmeksizin bir açıklama yapılır.

 

Şirket çalışanları içsel bilgilerin üçüncü kişilerle paylaşılmaması hususunda SPK düzenlemelerine uygun olarak bilgilendirilir ve tüm çalışanlar gizliliğin sağlanması için çaba göstererek sorumluluk içinde hareket eder. Diğer yandan çalışanların sadece görev tanımlarıyla sınırlı bilgilere ulaşabilmesi için gerekli tedbirler alınır.

 

Takvim yılının belirli dönemlerinde Şirketimizde tüm çalışanların Doğuş Otomotiv paylarını alıp satamayacakları "Yasak Dönem" uygulamaları yürürlüğe konur. Yasak Dönem, finansal tabloların ait olduğu hesap döneminin bitimini izleyen günden, mevzuata uygun olarak kamuya açıklanmasına kadar geçecek süre ile ilgili mevzuat kapsamında şirket üst yönetimi tarafından tayin ve ilan edilecek süreler olarak belirlenmiştir.

 

Haber ve Söylentiler Hakkındaki Açıklamalar

Şirket hakkında yatırımcıların yatırım kararlarını ve sermaye piyasası araçlarının değerini etkileyebilecek öneme sahip, basın yayın organlarında çıkan, şirketi temsile yetkili kişiler kaynaklı olmayan ve daha önce kamuya duyurulmuş bilgilerden farklı içerikteki haber ve söylentilerin varlığı halinde, bunların doğru ve yeterli olup olmadığı konusunda SPK’nın ilgili tebliğleri uyarınca özel durum açıklaması yapılır. Yapılan basın açıklamasının, çeşitli basın yayın organlarına ve Reuters gibi veri dağıtım kanallarına ulaştırılması, kurumsal web sitesinde de yayınlanması sağlanır. Söz konusu haber veya söylentilerin kamuya açıklanması ertelenen bilgilere ilişkin olması durumunda, ertelemeye ilişkin sebeplerin ortadan kalktığı kabul edilir ve kamuya açıklama yapılır. Basın yayın organlarında çıkan ve SPK Mevzuatı uyarınca özel durum açıklaması yükümlülüğü doğurmayan, ancak şirket üst yönetimi tarafından söz konusu haber ve söylentilere ilişkin açıklama yapılması uygun bulunan durumlarda da aynı yöntem izlenir.

 

Ortaklık Haklarının Kullanımı

Ortaklık haklarının kullanımına ilişkin aşağıda yer alan hususların kesinleşmesi, şirket Yönetim Kurulu’nun kararına bağlıdır. Yönetim Kurulu’nun aşağıdaki konulara ilişkin karar alması halinde bu konular, özel durum açıklaması yapmak ve kurumsal internet sitesi, T. Ticaret Sicil Gazetesi ile günlük ulusal gazetede ilan edilmek suretiyle kamuya açıklanır.

 

  1. Genel Kurul toplantı tarihi, saati, yeri, gündem maddeleri, Genel Kurul’a katılım prosedürü, Genel Kurul’a katılmak veya vekaleten oy kullanmak isteyenlerin yerine getirmeleri gereken yükümlülükler ile gündem dışı konuların Genel Kurul’da görüşülerek karara bağlanması, Genel Kurul’un toplanamaması, toplam pay sayısı ve toplam oy haklarına ilişkin bilgi ile Genel Kurul’a katılma hakkının ne şekilde kullanılabileceği.
  2. Kâr dağıtımına ilişkin duyuru, yeni pay ihracı, sermaye artırımlarında tahsis, yeni pay alma hakkının kullanımı, artırılan payların iptali, birleşme, bölünme.

 

Finansal Tabloların Kamuya Açıklanması

Şirketimizin finansal tabloları SPK Finansal Raporlama Standartları’na uygun şekilde konsolide olarak hazırlanmaktadır. Finansal tablolar ve dipnotlar, SPK tarafından belirlenen formatlara uygun olarak ve zorunlu kılınan bilgiler dahil edilerek sunulur.

 

Finansal tablolar, Denetimden Sorumlu Komite’nin de görüşü alınarak Yönetim Kurulu tarafından onaylanır; finansal tabloların hazırlanmasından sorumlu Yönetim Kurulu üyelerinden biri ve sorumlu yöneticilerden birinin veya görevlendirilmiş iki sorumlu yöneticinin ortak imzasıyla SPK düzenlemelerine uygun olarak hazırlanan sorumluluk beyanı ile birlikte Kamuyu Aydınlatma Platformu (KAP) üzerinden kamuoyuna duyurulur. Finansal tablolar SPK’ca belirlenen süreler içinde kamuya açıklanır.

 

Finansal tablolar, kamuya duyurulduktan en geç bir iş günü sonra şirketimizin kurumsal internet sitesinde, kullanıcıların kolayca ulaşabilecekleri şekilde ilan edilir. Şirketin yasal mevzuat gereği herhangi bir otoriteye verilmek üzere hazırladığı diğer mali tablolar, ilgili kurumlarla birlikte eşzamanlı olarak Kamuyu Aydınlatma Platformu (KAP) üzerinden kamuoyuna duyurulur. Yıllık finansal tablolar, her yıl olağan Genel Kurul toplantılarının ardından T. Ticaret Sicil Gazetesi’nde ilan edilir. Finansal tabloların hazırlanması sürecinde, bu tabloların hazırlanmasında ve kontrolü sırasında kullanılan bilgilerin ve taslak finansal tabloların gizliliğinin korunması konusunda azami dikkat gösterilir.

 

Faaliyet Raporunun Kamuya Açıklanması

Şirketimizin Faaliyet Raporu, Sermaye Piyasası Mevzuatına ve SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri’ne uygun olarak hazırlanır, Yönetim Kurulu’nun onayından geçirilir ve finansal tablolarla birlikte Kamuyu Aydınlatma Platformu (KAP) üzerinden kamuoyuna duyurulur.

 

Yıllık Faaliyet Raporu Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanır ve kurumsal internet sitemizde kamuya açıklanır. Dileyen sermaye piyasası katılımcıları faaliyet raporlarının Türkçe ve/veya İngilizce halini CD formatında pay sahipleriyle ilişkiler biriminden temin edebilirler.

 

Geleceğe Yönelik Değerlendirmelerin Açıklanması

Doğuş Otomotiv Servis ve Ticaret A.Ş., kamuya açıkladığı bilgilendirme politikasına uygun olarak, yılda en fazla dört (4) defa geleceğe yönelik değerlendirmelerini açıklayabilir. Şirketimizin değerlendirmelerini açıkladığı yazılı dokümanlarda, olası risklerin, belirsizliklerin ve diğer faktörlerin, gerçek sonuçlarının beklentilerden bir kısmı veya tamamından önemli ölçüde veya kısmen farklılaşabileceği açık bir şekilde ifade edilir. Geleceğe yönelik değerlendirmeler, Yönetim Kurulu kararına veya Yönetim Kurulu tarafından yetki verilmiş kişinin yazılı onayına bağlanması koşuluyla kamuya açıklanabilir.

 

Kamuya yapılacak açıklamalarda yer alan geleceğe yönelik bilgiler, tahminlerin dayandığı gerekçeler ve istatistiki veriler ile birlikte açıklanır. Bilgiler, dayanağı olmayan abartılı öngörüler içermez, yanıltıcı olmaz ve şirketin finansal durumu ve faaliyet sonuçları ile ilişkilendirilebilir nitelikte hazırlanır.

 

Kamuya açıklanan bilgilerde, periyodik mali tablo ve raporlarda yer alan tahminlerin ve dayanakların gerçekleşmemesi veya gerçekleşmeyeceğinin anlaşılması halinde derhal gerekçeleri ile birlikte revize edilen bilgiler tablo ve raporlar kamuya açıklanır.

 

Pay Sahipleri ve Menfaat Sahipleri ile İletişim

Pay sahipleri ile ilişkilerin düzenli bir şekilde yürütülmesi, Yatırımcı İlişkileri Birimi’nin sorumluluğundadır. Yatırımcı İlişkileri Birimi, şirketin daha önce kamuya açıklanmış olan her türlü bilgisini tüm pay sahiplerine eşit muamele ederek paylaşır.

 

Pay sahipleri ve menfaat sahipleri ile bilgilendirme politikası kapsamında yetkilendirilmiş kişiler iletişim kurabilir. Bu kişiler dışında yer alan çalışanlarımız, şirket dışından gelen soru ve bilgi taleplerine cevap veremezler.

 

Yatırımcı İlişkileri Birimi çalışanları, pay sahipleri ve menfaat sahipleri ile yapacağı görüşme ve bilgilendirmelerde, ara dönem ve yıllık faaliyet sonuçları hakkında yönlendirme yapmaz. Ancak, faaliyet sonuçlarını etkileyen kritik konuları, stratejik yaklaşımlarını ve sektör ile faaliyet gösterilen çevrenin daha iyi anlaşılmasını sağlayan önemli unsurları sermaye piyasası katılımcılarına aktarabilir.

 

Yapılacak sunumlar, bilgilendirme toplantıları, basın toplantıları, telekonferanslar ve birebir görüşmeler, mümkün olabildiği ölçüde önceden kamuya duyurulur. Bu toplantılara yönelik hazırlanan sunumlar ve/veya açıklayıcı bilgi notları, tüm pay sahiplerinin ilgili dokümanlara aynı anda ulaşmasını teminen bu toplantılarla eşzamanlı olarak şirketin internet sitesinde yayınlanır.

 

Yapılacak basın toplantıları ve açıklamaları, şirket adına açıklama yapmaya yetkilendirilmiş yöneticiler tarafından yapılır.

 

Şirketimiz, kendisi hakkında hazırlanan analist raporlarını veya gelir modellerini doğrulamaz, onaylamaz, sorumluluğunu almaz. Buna karşılık bazı belirli ve sınırlı durumlarda ve talep halinde, kamunun yanlış bilgilendirilmesini önlemek amacıyla, sadece kamuya açıklanmış ve geçmişe yönelik tarihsel bilgileri kullanmak ve spesifik bir konuyla sınırlı olmak kaydıyla, analist raporları gözden geçirilebilir. Şirketimiz hakkında rapor hazırlayan analistlerin, izinleri alınmak koşuluyla, ad-soyad, e-posta adresi ve bağlı oldukları kuruluş bilgileri ile kurumsal internet sitesinde kamuya açıklanabilir.

 

Kurumsal Internet Sitesi ve İçeriği

Şirketimizin internet sitesi Kurumsal Yönetim İlkeleri kapsamında Türkçe ve İngilizce olarak düzenlenmiş olup, adresi www.dogusotomotiv.com.tr’dir. Internet sitemizde yer alan bilgiler “Hakkımızda, Sürdürülebilirlik, Yatırımcı İlişkileri, Kariyer, Basın ve İletişim” ana başlıklarından oluşmakta olup, tüm menfaat sahiplerinin faydalanabileceği şekilde düzenlenmiştir.  Kurumsal internet sitemizin geliştirilmesi gerektiği hallerde yapılmaktadır. Şirketimiz internet sitesinde yayımlanan bilgilerin güvenliği Merkezi Kayıt Kuruluşu ve Şirketin Bilgi Teknolojileri hizmeti aldığı firma tarafından sağlanmaktadır.

 

İdari Sorumluluğu Bulunan Kişiler

Sermaye Piyasası Mevzuatında idari sorumluluğu olan kişiler;

 

  • Ortaklığın, yönetim veya denetim organlarının üyeleri,
  • Bu organların üyesi olmadığı halde, doğrudan ya da dolaylı olarak ortaklık ile ilişkili içsel bilgilere düzenli erişen ve bu ortaklığın gelecekteki gelişimini ve ticari hedeflerini etkileyen idari kararlar verme yetkisi olan kişiler,

olarak tanımlanmıştır.

 

Şirket sermayesini temsil eden paylar ve bu paylara dayalı diğer sermaye piyasası araçlarına ilişkin ortaklık içinde idari sorumluluğu bulunan kişiler ve bunlarla yakından ilişkili kişiler ile şirketin ana ortağı tarafından gerçekleştirilen tüm işlemler, işlemi yapan tarafından ilgili borsaya bildirilir.

 

Yürürlük

Bu bilgilendirme politikası Yönetim Kurulu’nun onayı ile yürürlüğe girer. Bilgilendirme politikasında bir değişiklik gerektiğinde, değişiklik yapılan hususlar ve gerekçeleri Yönetim Kurulu’nun onayından geçtikten sonra kamuya açıklanır.