Etik İlkeler

ETİK İLKELERE UYUM

Tüm Doğuş Otomotiv Grubu çalışanlarının aşağıda belirtilen etik ilkelere tam olarak uyumu esastır. Şirket çalışanlarını bu ilkelere uyuma özendirmek amacı ile gereken çalışmaları yapar.

Etik ilkelere aykırı davranışlar disiplin uygulamaları ile cezalandırılır.

ETİK İLKELER

1) Şirketlerde Zaman ve Kaynak Kullanımı

KAYNAKLARIN KULLANIMI

Şirket adına yapılacak kaynak kullanımlarında, Şirket çıkarları dikkate alınır. Şirket çıkarı olmaksızın her ne isim altında ve her ne kim adına ve yararına olursa olsun şirket varlıkları, olanakları ve çalışanları şirket dışında kullanılamaz. "Her konuda tasarruf" ilkesi tüm personel tarafından ve üst'ün ast'a örnek olacağı bir şekilde uygulanır.

ZAMANIN KULLANIMI

İş saatleri içinde şirket çalışanları, zamanı iyi kullanır, iş saatleri içinde özel işlerine zaman ayırmaz. Yöneticiler çalışanları şahsi işleri için görevlendiremez.

Çalışma saatleri içinde ziyaretçi kabul edilmemesi esastır. Şirket çalışanları zorunlu ziyaretçiler için görüşmelerin ziyaret konusu ile bağlantılı olarak ve iş akışını engellemeyecek şekilde makul bir sürede tamamlamak zorundadırlar.

2) Müşteriler/Taşeronlar, Mal Verenler ve Şirket’in Ticari İlişki İçerisinde Bulunduğu Diğer Firma ve Kişilerle İlişkiler

MÜŞTERİLER/TAŞERONLAR VE MALVERENLER VE ŞİRKET’İN TİCARi İLiŞKİ İÇERİSİNDE BULUNDUĞU DİĞER FİRMA VE KiŞİLERLE FİNANSAL İLİŞKİYE GİRMEK:

Şirket müşterileri/taşeronları ve malverenleri ve şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer firma ve kişilerle özel iş ilişkisine girilemez, kişisel amaçlı borç para/mal alınamaz ve müşteriye/taşerona/malverene ve şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer firma ve kişilere ödünç para/mal verilemez.

Herhangi bir konuda mal veya hizmet sunan bir müşteri/taşeron/malveren ve şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer firma ve kişiler, herkese yaptığı indirimden daha fazlasını Şirket personeline yapıyorsa, bu müşterinin firmasından alış veriş yapılmaz.

Bunun dışında müşteriden/taşerondan/malveren ve şirketin ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer firma ve kişilerden değerinin çok altında ya da hiç bedel ödenmeksizin kişisel mal ya da hizmet satın alınması çıkar temini olarak değerlendirilir ve işe son verme cezasını gerektirir.

MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ

Müşterilerle ilişkilerde aşağıdaki hususlar dikkate alınır:

• Müşteri lehine bile olsa, müşteri bilgisi olmaksızın bir işlem yapılamaz.
• Şirket lehine olsa bile, müşteri zaaflarından yararlanılamaz ve müşteriye eksik ya da yanlış bilgi vererek kar amacı güdülemez.
• Müşteri şikayetleri araştırılarak anında çözülür. Şirket çalışanı şikayetleri kendi görev alanı içinde çözemediği takdirde yöneticisine haber verir.

3) Hediye, Davet, Yardım ve Bağış Kabul Etmek

HEDİYE KABUL ETMEK

Şirket personeli, müşterilerden/taşeron/malveren ve Şirket’in ticari ilişki içerisinde bulunduğu diğer firma ve kişilerden hediye talep edemez, imada bulunamaz; Şirketi yükümlülük altına sokacak hiçbir hediye, para, çek, mülk, bedava tatil, özel indirimler kabul edemez. (Yılbaşlarında alınan kitap, ajanda, çiçek, çikolata gibi hediyeler bu kapsam dışındadır. Bu durumdaki hediyelerin değeri 100 doları geçemez.)

Nezaket sınırları ile mecburen kabul edilen hediyeler Ayhan Şahenk Vakfı’nın düzenleyeceği kermeslerde değerlendirilmek üzere vakfa bağışlanır.

YARDIM, BAĞIŞ KABUL ETMEK

Şirket ile iş ilişkisi olan hiçbir kişi veya kuruluştan kişisel yardım, bağış kabul edilemez.

4) Medya İle İlişkiler

Herhangi bir yayın kuruluşuna demeç vermek, mülakat yapmak, bir seminer, bir konferans vb. yerlere konuşmacı olarak katılmak ve karşılığında ücret alınıp alınmayacağını belirlemek Şirket Üst Yönetimi’nin onayına bağlıdır. Bunun dışında hiçbir şekilde bu faaliyetlerden kişisel kazanç elde edilemez.

Bu faaliyetlerden şirket adına elde edilen gelirler ise Ayhan Şahenk Vakfı’na bağışlanır.

5) Çıkar Çatışması Yaratacak Faaliyetlerde Bulunmak

Şirket personeli eş, akraba, ve arkadaşları ile ancak yönetim kurulunun bilgisi dahilinde iş ilişkisine girebilir.

Gerekli sınav ve mülakatları başarıyla tamamlayamayan kişilere işe alımda hiçbir şekilde ayrımcılık/kayırımcılık yapılamaz.

Şirket çalışanı, doğrudan ve dolaylı yollarla “tacir” veya “esnaf” sayılmasını gerektiren çalışmalarda bulunamaz, Grup dışındaki şirketlerde yönetim kurulu onayı olmaksızın yönetim kurulu üyeliği veya denetçiliği yapamaz; rakip veya iş ilişkisinde bulunduğu şirketlerde görev alamaz. Yardım amaçlı, kar amacı gütmeyen organizasyonlarda, Şirket içindeki görevini aksatmadığı durumlarda görev alabilir.

Şirketi ilgilendirmeyen ve politikalarına aykırı olmayan konularda konuşmalar yapılabilir, profesyonel yazılar yazılabilir. Şirketin bunu destekleme zorunluluğu yoktur. Bu aktivitelerde Şirket adının kullanılabilmesi için ilgili yöneticiden yazılı onay alınması gerekir.

Şirket personeli, Şirket adına maddi olanakları içinde dahi olsa politik faaliyetlere maddi ve manevi yardımda bulunamaz. Görev süresi içinde herhangi bir politik partide aktif olarak faaliyet gösteremez. Yöneticiler çalışanlarından, politik bir iş yapmasını veya bir partiye üye olmasını isteyemez.

Şirket çalışanları, Şirket dışında üçüncü şahıslara şahsi olarak maddi veya manevi yardım edebilir, bağış yapabilir, yardım derneklerinde görev alabilir.

6) Şirketlere Ait Bilgilerin Saklanması

Şirket personeli görevi gereği elde ettiği bilgilerin gizlilik derecelerini bilir ve ona göre davranır.

Gizlilik derecesi açısından bir tereddüt doğarsa yöneticinin görüşü alınır. Bu bilgiler değiştirilemez, kopya edilemez, tahrip edilemez. Bilgilerin dikkatli tutulması, saklanması ve açığa çıkmaması için gerekli önlemler alınır. Her akşam masalar toplanır ve varsa gizli bilgiler kilitlenir, anahtarlar emin yerlerde saklanır. Gizli dosyalar Kurum dışına çıkarılmaz. Ancak üst yönetimin onayı ile istisnalar olabilir. Şifreler ve kullanıcı kodları gizli tutulur, yetkili kullanıcılar dışında kimseye açıklanmaz. İşin gereği dışındaki bilgiler disketlere çekilmez. Gizli bilgiler asansör, servis arabaları ve benzeri umumi yerlerde konuşulmaz.

Şirket ve müşterilere ait bilgiler Şirketten ayrıldıktan sonra da kimseye söylenemez, Şirket aleyhine kullanılamaz.

7) Kişisel Bilgiler

Personele ait kişisel bilgiler gizlidir ve yetkililer dışında kimseye açıklanamaz. Çalışanlara, kendilerine ait bilgiler kişiye özel olarak gönderilir. Kişiye özel bilgiyi alan personel kendine ait olan bu bilgileri okuduktan sonra kimsenin eline geçmeyecek şekilde saklar ve hiç kimseye açıklamaz.

Kişi veya kurumlarla ilgili asılsız beyan ve/veya dedikodu yapılamaz, yapan personele disiplin cezası verilir.

8) Görevi Kötüye Kullanma

Görevi kötüye kullanma, kişinin yetki ve sorumluluğunu kendi çıkarına veya kendisinden beklenilen özen dışında kullanması neticesinde Şirkete ve Müşterilere zarar verilmesidir. Çalışanın şirketi satın alma ve satış faaliyetleri ile taraf olduğu diğer tüm işlemler ve sözleşmelerden doğrudan ya da dolaylı olarak kişisel kazanç elde etmesi yasaktır.

Şirket çalışanları ahlaka, kanuna ve Şirket disiplinine aykırı fiil ve davranışlardan herhangi birinden haberi olduğu takdirde durumu bir üst yöneticisine veya Şirket içerisinde belirlenmiş olan denetim organına, sonuç alınamadığı takdirde ise Insan Kaynakları Üst Kurulu’na bildirmek zorundadır.

9) Güvenlik

Yöneticiler ve çalışanları işyerindeki güvenliğe önem verir.

Şirket çalışanları, Şirketin ve tüm çalışanların güvenliğinin sağlanmasında sorumlulukları olduğunun bilinciyle üzerine düşenleri yerine getirirler.

Yangın ve benzeri doğal afetler karşısında yapılacakların şirketlerce yazılı olarak herkes tarafından bilinmesi sağlanır ve yayımlanan talimatlara uyulur.

10) Cinsel Taciz

• 10.1. Ahlaki kurallara ve mevzuata aykırı cinsel davranış, tutum ve temaslar,
• 10.2. Bireyin cinsel isteklerini, karşı tarafın kabulü dışında olağan dışı tutum ve davranışla ortaya koyması,
• 10.3. Bireyin görevini, pozisyonunu kullanarak cinsel davranış, tutum ve temasta bulunması, ceza yasası ve haksız fiil kapsamında incelenmektedir. Ceza yasası ve haksız fiil kapsamında olmamakla birlikte iş akışını engelleyen davranışlar da bu kapsama dahildir.

Ayrıca, yaş, dil, ırk, sağlık durumu, cinsiyet ve medeni durum konularında ortaya çıkabilecek tacize varan davranışlar, sözle, fiziksel temasla veya davranışlarla yapılan cinsel taciz fiillerinden kaynaklanan davranışlar Disiplin Kurulu tarafından değerlendirilir.

11) İnternet Erişimi

Doğuş Otomotiv Grubu Internet Erişim Politikası aşağıdaki prensipleri içermektedir.

• 11.1 Kullanıcılar iş ile ilgili konularda internete erişim yapabilirler. Kişisel amaçlarla yapılan erişimler asgari düzeyde tutulmalıdır.
• 11.2 Internet Erişim Politikamız gereği;
  • kanunlara aykırı,
  • siyasi propaganda yapan,
  • pornografik içeriği olan,
  • ahlaki değerlerle bağdaşmayan,
  • oyun ve eğlence içeriği olan,
  • bağımlılık yapan madddeler, silah ve şans oyunları bilgileri içeren,
  • şiddet ve ayrımcılık yanlısı içerik taşıyan,
  • şirketimizin diğer politikalarına uygunsuz olan,

  sitelere erişimler kısıtlanmaktadır.

• 11.3 T.C. Mahkemelerinin kararları ile tedbir alınan sitelere yapılan erişimler kısıtlanmaktadır.
• 11.4 Şirketimiz, herhangi bir siteye yapılan erişimin kısıtlanması yönünde karar alabilir ve uygulayabilir.
• 11.5 İş ihtiyaçları doğrultusunda yönetim kurulu kararı ile onaylanan sistem kullanıcıları, 3. madde dışındaki sitelere erişim yapabilmektedir.
• 11.6 Yapılan erişimlere ait loglar kaydedilmekte istatistiksel veya denetim amacıyla kullanılabilmektedir.
• 11.7 Kullanıcılarımızın içeriğinden emin olmadıkları ve güvenilir olmayan siteleri ziyaret etmemeleri gerekmektedir.
• 11.8 Bu tür sitelerde yer alan applet, activex vb. içerikleri kullanıcı bilgisayarlarına indirilmemeli ve çalıştırılmamalıdırlar.
• 11.9 Bu kısıtlamalar dahilinde olmadığı halde erişimde sorun yaşanan veya kısıtlanmasını gereken siteler şirketimizin yetki onay birimlerine bildirilmelidir.

12) Elektronik Posta Güvenliği

12.1 Kullanım

• Doğuş Otomotiv Grubu’na ait email sistemi iş amaçlı kullanılmalıdır. Kişisel kullanım email politikasına uygun şekilde ve asgari düzeyde yapılmalıdır.
• Email sisteminin kullanılması için oluşturulan kullanıcı hesapları (user account) Doğuş Otomotiv Grubu’nun sahipliğindedir. Bu kullanıcı hesapları aracılığıyla gönderilen emaillerin, hesap sahiplerini ve Doğuş Otomotiv Grubu’nu temsil ettiği dikkate alınmalıdır.
• Email sistemini sadece sistemde tanımlanmış kişiler kullanabilir.Kullanıcılar kendilerine ait hesap bilgilerini, email sistemini kullandırma amacıyla başka kimselerle kesinlikle paylaşamazlar ve aynı şekilde başkalarının bilgilerini kullanamazlar.
• Yönetim Kurulu izni ile, iş gereği veya denetim amacıyla kullanıcılara ait maillere onay verilen kişilerin erişimi sağlanabilir.
• Email sisteminin sadece bilgi iletim kanalı olduğu gözönüne alınarak, mesajların içeriği ve yazımı konusunda genel şirket kurallarına uymaya özen gösterilmelidir.
• Kaynağı belirsiz, içeriği ya da göndereni şüphe içeren ve kullanıcı bilgisi dahilinde olmaksızın alınan tüm mailler okunmadan silinmelidir.
• Doğuş Otomotiv Grubu tarafından kullanıcılarımıza verilen email adresleri iş amaçlıdır. İşle ilgisi bulunmayan sitelere veya mail listelerine kayıt amacıyla kullanılmamalıdır.

12.2 İçerik

• Oluşturulan, gönderilen, alınan ve saklanan mailler
  • kanunlara aykırı,
  • gönderenin belli olmadığı reklam ve duyuru amacı taşıyan,
  • siyasi propaganda yapan, şiddet ve ayrımcılık yanlısı içerik taşıyan,
  • pornografik içeriği olan, ahlaki değerlerle bağdaşmayan,
  • Doğuş Otomotiv Grubu’nun diğer politikalarına uyuşmayan,

  içerikte olmamalıdırlar.

• Kullanıcılarımız zincir mail göndermemeli ve iş amacı taşımayan mailleri diğer kullanıcılara toplu halde yönlendirmemelidirler.
• Başkasının adına, kimlik gizleyerek ya da gönderen, gönderim tarihi, alıcı isimleri gibi bilgileri tahrif edilerek mail gönderilmemelidir.

12.3 İçerik Kontrolleri

• Çalışanlarımızın gönderdiği ve aldığı emailler sistemlerimizin güvenliği, işlerliği, performansı ve çalışanlarımızın bilgilerinin korunması amacıyla
  • anti-virüs,
  • gönderen ve alıcı adreslerin tutarlılığı,
  • içerik kontrolü,
  • mesajlardaki sakıncalı eklerin silinmesi
  • mesaj boyutunun kontrol edilmesi

  işlemlerine tabi tutulmaktadır.

• Oluşturulan, gönderilen, alınan ve saklananan mailler istatistik ya da denetim amacıyla sistem tarafından gözlemlenebilir ve kaydedilebilir.

12.4 Gizlilik

• Oluşturulan, gönderilen, alınan ve saklananan mailler
  • Doğuş Otomotiv Grubu’na özgü bilgileri
  • Doğuş Otomotiv Grubu açısıdan gizlilik içeren ve hassas bilgileri,
  • Doğuş Otomotiv Grubu’na özgü iç yazışmaları ve çalışanlarımız arası bilgi akışını içermemelidir.
• Dış dünyaya gönderilen email’ler internet üzerinde başka kişiler tarafından ele geçirilebilir. Bu nedenle kritik ve gizlilik içerdiği düşünülen bilgilerin iş ortaklarına e-mail ile iletilmemesine özen gösterilmelidir.